Regulamin rezerwacji i korzystania z sal wielofunkcyjnych

Diecezjalnego Centrum Edukacyjnego w Legnicy

Definicje:

Sale wielofunkcyjne–sale zlokalizowane w Centrum Spotkań im. Jana Pawła II, ul. Kard. Stefana Wyszyńskiego 1, Legnica

Wynajmujący –Diecezjalne Centrum Edukacyjne w Legnicy

Organizator –osoba fizyczna lub prawna dokonująca rezerwacji

Wydarzenie – wszystkie zdarzenia organizowane przez Organizatora,

Uczestnik – osoba biorąca udział w Wydarzeniu,

Regulamin– niniejszy dokument, określający zasady korzystania z sal wielofunkcyjnych.

§1

Zasady ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udostępniania, użyczania sal wielofunkcyjnych.
2. Wynajmujący udostępnia sale wielofunkcyjne i inne pomieszczenia zlokalizowane przy pl. Kardynała Stefana Wyszyńskiego nr 1, do których posiada tytuł prawny.
3. Organizator nie ma prawa udostępniania, wynajmowania lub użyczania innym osobom fizycznym lub prawnym obiektu, bez pisemnej zgody Wynajmującego.
4. Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników do całkowitego przestrzegania zasad w nim obowiązujących.

§2
Zasady rezerwacji

1. Wynajem sal wielofunkcyjnych może odbywać się przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę:

– w godzinach od 7 do 21w dni powszednie oraz weekendy według cennika,

– w godzinach od 21 do 7 oraz dni świąteczne cena wynajmu sal wielofunkcyjnych może być powiększona w zależności od zamówienia.

2. Poprzez wynajęcie sali należy rozumieć zgłoszenie przez Organizatora woli użytkowania sali oraz potwierdzenie rezerwacji przez Wynajmującego.
3. Rezerwacji należy dokonać co najmniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Wydarzenia.
4. Zgłoszenie rezerwacji Organizator może dokonać drogą elektroniczną (e-mail: centrum@diecezja.legnica.pl) lub pismem przewodnim wraz z załączonym formularzem zamówienia,
5. Potwierdzenie rezerwacji przez Wynajmującego dokonywane jest drogą elektroniczną (centrum@diecezja.legnica.pl) w terminie do 3 dni roboczych od dnia prawidłowego złożenia zamówienia. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez Wynajmującego jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu.
6. W przypadku rezygnacji z rezerwacji sali oraz zamówionych usług dodatkowych zaliczka nie jest zwracana.
7. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym niż 7 dni roboczych, Wynajmujący ma prawo do obciążenia Organizatora pełnym kosztem wynajmu oraz zamówionych przez niego usług dodatkowych.

§3
Opłaty

1. Opłata za wynajem sali i dodatkowe usługi naliczana jest zgodnie z rezerwacją i zamówieniem Organizatora, niezależnie od faktycznego czasu wykorzystania sali oraz innych usług.
2. W przypadku przedłużenia czasu wynajęcia sali, Wynajmujący naliczy opłatę za dodatkowo rozpoczętą godzinę, zgodnie z cennikiem lub zgodnie z indywidualnymi ustaleniami pomiędzy stronami.
3. Płatności należy dokonać przelewem na wskazany przez Wynajmującego rachunek bankowy lub gotówką.
4. Płatności, o których mowa w §3 punkcie 3 należy dokonać w terminie 7 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury/rachunku pomniejszoną o kwotę wpłaconej zaliczki.

§4
Usługi dodatkowe

1. Wynajmujący nie zapewnia serwisu kawowego i obsługi cateringowej.
2. Korzystanie przez Organizatora z własnego cateringu lub serwisu kawowego jest możliwe tylko po otrzymaniu stosownego pozwolenia od Wynajmującego i wniesieniu opłaty, ustalanej każdorazowo indywidualnie.
3. W przypadku braku uzyskania pozwolenia przed planowanym terminem wynajmu sali, Wynajmujący ma prawo do naliczania dodatkowej opłaty w wysokości podwójnej pełnej stawki wynajmu sal wielofunkcyjnych.

§5
Przepisy porządkowe

1. Wszelkie prace podejmowane na terenie obiektu związane z organizacją Wydarzenia (tj. montaż, demontaż urządzeń służących do organizacji wydarzenia – np. standów punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów dekoracyjnych i wystroju) mogą być prowadzone wyłącznie po uzgodnieniu z Wynajmującym.
2. Niedozwolona jest zmiana wystroju wnętrz, przestawianie stołów, zamontowanego sprzętu bez zgody Wynajmującego.
3. Zabrania się wynoszenia wszelkiego sprzętu poza teren obiektu.
4. Zabrania się przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian.
5. Organizator jest zobowiązany do:

a) utrzymania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia we wszystkich wynajmowanych salach;

b) usunięcia wszystkich wniesionych do sali materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i tym podobnych po zakończeniu Wydarzenia;

c) pozostawienie sali po Wydarzeniu w takim stanie w jakim została mu przekazana.

6. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku, uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu, odzieży wierzchniej lub innych przedmiotów Organizatora lub Uczestników Wydarzenia.
7. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania wynajętych pomieszczeń, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia.
8. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenia Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne zlecenia.
9. Organizator powinien zgłosić Wynajmującemu listę osób lub osobę odpowiedzialną za organizację Wydarzenia ze strony Organizatora.
10. Sala otwierana jest na 60 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia.
11. Zwrot wynajętej sali powinien nastąpić po zakończeniu Wydarzenia, po uprzednim dokonaniu wspólnych oględzin mających na celu określenie stanu sali i jej wyposażenia. Oględzin dokonuje Wynajmujący i Organizator.

§6
Przepisy końcowe

1. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia sal wielofunkcyjnych, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami powszechnie obowiązującego prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek Wynajmującego.
2. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal wielofunkcyjnych firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu.
3. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za jakość prezentowanych i wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów.
4. Za charakter i treść wydarzenia odpowiada Organizator.
5. Organizator jest zobowiązany do przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w budynku.
6. Na terenie obiektu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu.
7. Złożenie rezerwacji na wynajem sali oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
8. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do obowiązującego regulaminu.

Regulamin obowiązuje od 1.11.2013 roku.

ZAŁĄCZNIKI
Formularz zgłoszeniowy